第十章  采购及付款循环的审计

1.制定采购计划

活动

单据

相关认定

基于企业的生产经营计划，生产、仓库等部门定期编制采购计划，经部门负责人等适当的管理人员审批后提交采购部门，具体安排商品及服务采购。

采购计划单

与采购交易的"发生"认定、应付账款的"存在"认定相关

2.供应商认证及信息维护

活动

单据

相关认定

企业通常对于合作的供应商事先进行资质等审核、将通过审核的供应商信息等录入系统，形成完整的供应商清单，并及时对其信息变更进行更新。

采购部门只能向通过审核的供应商进行采购。

供应商清单

与采购交易的"发生"认定、应付账款的"存在"认定相关

3.请购商品和服务【重点】

活动

单据

相关认定

①请购单必须经对这类支出预算负责的主管人员签字批准。

②由于企业内不少部门都可以填列请购单，可以按照部门分别设置请购单的连续编号。

【提示】并不要求所有请购单都连续编号

请购单：采购交易的起点

与采购交易的"发生"认定、应付账款的"存在"认定相关。

4.编制订购单——只能对经过批准的请购单发出订购单

活动

单据

相关认定

①采购部门在收到请购单后，只能对经过恰当批准的请购单（请购部门传过来的）发出订购单。

②订购单应正确填写所需要的商品名称、数量、价格、厂商名称和地址等，预先予以顺序编号并经过被授权的采购部门采购人员签字。

其正联交给供应商（给下家），副联送至企业内部的验收部门（给下家）、应付凭单部门（给财务）和编制请购单的部门（给上家）。

订购单

与交易的“完整性”和“发生/存在”认定有关。

【彬哥解读】应付凭单部门就是企业在采购后，对产品进行了验收，而且收到了对方的发票，然后这个部门独立地对这些原始单据进行核实，看看单据是否齐全，业务是否真实，应支付的款项是否正确等，如果没有问题了，那么审核通过，编制付款凭单(也就是企业确定的，以后需要支付的金额凭据)。然后这个付款凭单传给财务部门，审核后，做应付账款的账务处理

借：原材料等

 贷：应付账款

5.验收商品

活动

单据

相关认定

①验收部门首先应该比较所收商品与订购单上（采购部门给的）的要求是否相符，如商品的品名、摘要、数量、质量、到货时间等，然后再盘点商品有无损坏。

【提示】采购与验收职责分离

②验收以后，验收部门应该编制一式多联、预先按顺序编号的验收单，作为验收和检验商品的依据。

验收人员将商品送交仓库或其他请购部门（谁要的给谁）时，应取得经过签收的收据（收了东西要给收据），或要求其在验收单的副联上签收（就像你取快递签字一样，上家一联）。以确认他们对所采购资产应负的保管责任。验收人员还应将其中的一联验收单送交应付凭单部门（财务部门）。

验收单

验收单是支持资产以及与采购有关的负债的“存在”认定的重要凭据。

验收单连续编号与采购交易“完整性”认定有关。

6.储存商品

活动

单据

相关认定

①将储存岗位与采购岗位职责分离，可减少未经授权的采购和盗用商品的风险。

【提示】采购与验收职责分离

②存放商品的仓储区应相对独立，限制无关人员接近。

入库单

与商品“存在”认定相关。

7.确认与记录采购交易与负债

活动

单据

相关认定

①在记录采购交易前，财务部门需要检查订购单、验收单和供应商发票的一致性，确定供应商发票的内容是否与相关的验收单、订购单一致，以及供应商发票的计算是否正确。

②在检查无误后，会计人员编制转账凭证/付款凭证，经会计主管审核后据以登记相关账簿。

③如果月末尚未收到供应商发票，财务部门需根据验收单和订购单暂估相关的负债。

账簿记录

这些控制与"存在"、"发生"、"完整性"、"权利和义务"和"准确性、计价和分摊"等认定有关。

8.办理付款

9.记录现金、银行存款支出

1.低估负债。在承受反映较高盈利水平和营运资本的压力下，被审计单位管理层可能试图低估应付账款等负债。

（1）遗漏交易；

（2）采用不正确的费用支出截止期；

（3）将应当及时确认损益的费用性支出资本化，然后通过资产的逐步摊销予以消化等。

2.管理层错报负债费用支出的偏好和动机

（1）平滑利润。通过多计准备或少计负债，把损益控制在被审计单位管理层希望的程度；

（2）利用特别目的实体把负债从资产负债表中剥离，或利用关联方间的费用定价优势制造虚假的收益增长趋势；

（3）被审计单位管理层把私人费用计入企业费用，把企业资金当作私人资金运作。

3.费用支出的复杂性

4.不正确地记录外币交易

5.舞弊和盗窃的固有风险

6.存在未记录的权利和义务

可能发生错报的环节

相关的财务报表项目及认定

对应的内部控制示例（自动）

对应的内部控制示例（人工）

内部控制测试程序

采购计划未经适当审批

存货：存在

销售/管理费用：发生

应付账款：存在

生产、仓储等部门根据生产计划制定需求计划，采购部门汇总需求，按采购类型制定采购计划，经部门负责人审批后执行

①询问部门负责人审批采购计划的过程

②检查采购计划是否经部门负责人恰当审批

函证的方向

由于采购与付款循环中较为常见的重大错报风险是低估应付账款，因此，注册会计师在实施函证程序时可能需要从非财务部门（如采购部门）获取适当的供应商清单，如本期采购清单、所有现存供应商名录等，从中选取样本进行测试并执行函证程序。

【提示】风险（低估/完整性）→函证程序（起点：供应商清单）

函证对象

针对应付账款的低估风险，注册会计师不能只挑选大额应付账款/大供应商实施函证程序。更应该关注小余额或零余额供应商。

对不符事项的处理

调查差异。

如何调查？检查支持性文件，评价已记录金额是否适当。

对未回函的项目实施替代程序

检查付款单据（如支票存根）、相关的采购单据（如订购单、验收单、发票和合同）或其他适当文件。

（1）获取一般费用明细表，复核其加计数是否正确、并与总账和明细账合计数核对是否正确。

（2）实质性分析程序：

（3）从资产负债表日后的银行对账单或付款凭证中选取项目进行测试，检查支持性文件（如合同或发票），关注发票日期和支付日期，追踪已选取项目至相关费用明细表，检查费用所计入的会计期间，评价费用是否被记录于正确的会计期间。

（4）对本期发生的费用选取样本，检查其支持性文件，确定原始凭证是否齐全，记账凭证与原始凭证是否相符以及账务处理是否正确。

（5）抽取资产负债表日前后的凭证，实施截止测试，评价费用是否被记录于正确的会计期间。

（6）检查一般费用是否已按照企业会计准则及其他相关规定在财务报表中作出恰当的列报和披露。